Veiklos tobulinimo kultūrą stiprina „Lean“ standartas

Lean“ standartu siekiama stiprinti „Lean“ kultūrą organizacijoje ir padėti visiems darbuotojams bei vadovams rasti atsakymą į klausimą, kaip kurti nuolatinio tobulinimo rutiną.

„Lean“ standarte apibendrinami visi veiksmai, priemonės, kurias vadovai ir darbuotojai naudoja veiklai efektyvinti. Šią nuoseklią veiklos tobulinimo metodikos sistemą – „Lean“ standartą paprastai prižiūri ir plėtoja įmonės Lean specialistai , kartais kokybės ar procesų padalinių darbuotojai.

Lean profesionalų asociacijos eksperto Gintaro Vyšniausko teigimu, ši situacija, kai vieni padaliniai  mokosi iš kitų veiklos efektyvinimo pavyzdžių, taiko ir plėtoja kasdieninėje veikloje yra labai pozityvi. Tai skatina nuolatinį tobulinimą, nes standartas aprašo ne tik veiklos efektyvinimo veiksmus bei ir rekomendacijas, kaip įgyvendinti „Lean“.

„Lean“ standarto schema

Padalinių lygis

Bendrovės padaliniuose vykdoma daugybė veiklos efektyvinimo darbų. Šiuos darbus inicijuoja, koordinuoja vadovai – nuo aukščiausių iki grupės vadovų, kiekvienas pagal savo atsakomybės lygį. Vadovai kartu su darbuotojais dalyvauja „gemboje“, tiesiogiai stebi darbą, kad geriau suprastų, kuo gyvena darbuotojai, kaip kuriama vertė. „Gemboje“ gimsta daug naudingų įžvalgų, padedančių surasti veiklos trukdžius, juos šalinti, gerinti ir lengvinti darbą.

Visuose padaliniuose nuolat stebimi veiklos rodikliai. Rodiklis yra veiklos efektyvumo matas. Kiekvieno padalinio ir departamento rodikliai skiriasi, atsižvelgiant į veiklos specifiką. Rodikliai gali atspindėti klientų, bendradarbių pasitenkinimą padalinio darbu, darbo atlikimo laiką, per tam tikrą laikotarpį atliktų darbų skaičių ir kitą veiklą. Veiklos rodiklių stebėjimas skatina siekti geresnių rezultatų, leidžia suprasti šios dienos situaciją ir tai, ko padalinys norėtų pasiekti.

Padaliniuose taip pat naudojama PDCA priemonė, skirta tobulinti procesams. Išvertus iš anglų kalbos, PDCA reiškia planuoti (plan), veikti (do), tikrinti (check), įgyvendinti (act). Naudojant šią priemonę, visų pirma suplanuojami tobulinimo darbai, atliekami bandomieji pakeitimai, tikrinama, ar jie pasiteisina. Jei naujovės pasiteisina, pakeitimai pritaikomi visame padalinyje. Procesų tobulinimo sprendimus kuria darbuotojai kartu su vadovais.

„Lean“ palaikymas – tai visokeriopa vadovų ir „Lean“ padalinio darbuotojų pagalba veiklos efektyvinimo sprendimus kuriantiems ir diegiantiems darbuotojams, padalinių vadovams.

Įmonės padalinių vadovai problemoms padaliniuose spręsti naudoja ir A3 formas. Šioje specialioje formoje aprašomas problemos analizė, tobulinimo tikslas ir sprendimo veiksmai.

5S yra vaizdinio valdymo metodas, kuris naudojamas siekiant sukurti efektyvesnę darbo vietą. 5S taikomas įgyvendinant penkis žingsnius – rūšiavimo, išdėstymo, valymo, standartizavimo ir palaikymo, tobulinimo.

Kita „Lean“ standarto dalis – darbuotojų kompetencijų ugdymas. Visų pirma įvertinamas darbuotojų kompetencijų lygis, sudaromas mokymų planas, organizuojami mokymai, vertinamos įgytos kompetencijos.

Procesų standartizavimo metodika ir „Kaizen“ veiklos tobulinimo idėjos, kurias siūlo visi darbuotojai, padeda gerinti ne tik atskirų, tačiau visų padalinių veiklą.

Įmonės lygis

Visų bendrovės padalinių veiklos efektyvinimas padeda visai įmonei dirbti efektyviau. Todėl tai, kokių veiklos tobulinimo veiksmų imasi kolegos, svarbu visiems įmonės darbuotojams. Padalinių veiklos efektyvinimo veiksmai ir rezultatai  periodiškai yra pristatomi vadovams ir kolegoms „Lean dienoje“.

„Lean“ padalinio darbuotojai taip pat įvairiais būdais praneša bendradarbiams apie „Lean“ veiklą – pavyzdžiui, „Lean“ intranete darbuotojai gali rasti visas kolegų pasiūlytas „Kaizen“ idėjas arba informaciją apie vykdomus projektus. Tai „Lean“ komunikacija.

„Lean“ motyvacija – tai įvairios skatinimo programos. Pavyzdžiui, „Lean“ padalinio darbuotojai kiekvienais metais organizuoja „Kaizen“ aukcioną, kur darbuotojai „Kaizen“ litus gali iškeisti į prizus.

„Lean“ mokymai – tai iniciatyva, kurioje visi bendrovės darbuotojai gali susipažinti su „Lean“ metodika, praktiniuose užsiėmimuose išbandyti įvairias jos priemones ir taip suprasti „Lean“ naudą.

„Lean“ projektai – tai vienas ilgiausiai bendrovėje taikomų ir efektyviausių veiklos tobulinimo sprendimų, kuriuo siekiama efektyvinti visos įmonės darbą. Šiuose projektuose dalyvauja įvairių padalinių darbuotojai ir padeda efektyvinti procesus, kurie svarbūs daugeliui įmonės darbuotojų.

Kaip sekasi įgyvendinti „Lean“?

„Lean“ padalinio darbuotojai kiekvieną mėnesį  vertina, kaip darbuotojams sekasi įgyvendinti „Lean“. Tai padeda pamatyti, kaip visai įmonei sekasi efektyvinti veiklą.

„Lean“ padalinio darbuotojai vertina bendrovės departamentus, padalinius pagal šiuos kriterijus: rodiklius, PDCA, „Lean“ projektus arba A3, 5S, kompetencijų ugdymą, dalyvavimą „gemboje“, „Kaizen“ idėjas. Vertinama taip: jeigu priemonė nenaudojama – 0 taškų; kai vyksta mokymai – 1 taškas; priemonė taikoma, tačiau konsultantai arba vadovai skiria daug dėmesio – 2 taškai; priemonė taikomas savarankiškai, be konsultantų raginimų – 3 taškai; kai priemonė taikoma ir pavyksta pasiekti gerų veiklos rezultatų – 4 taškai.  

Padalinio aktyvumą įgyvendinant „Lean“ taip pat atspindi ir „Lean“ indeksas. Jis skaičiuojamas atsižvelgiant į „Kaizen“ idėjų, kurias pasiūlo padalinio darbuotojai, skaičių, vykdomų projektų ir A3 formų skaičių, dalyvavimą „Lean“ projektuose ir padalinio darbuotojų skaičių.

„Lean“ standartas naudojamas ne tam, kad dokumentuotume kas vyksta. Jis , kaip atspirties taškas, padeda tobulėti visiems – ir darbuotojams, ir padaliniams, ir visai įmonei.

Todėl kviečiu nebijoti savo veikloje ne tik taikyti „Lean“, bet ir apsirašyti geriausias praktikas, jas tiražuoti ir plėtoti nes taip laimi visi