Savivaldybės tarnautojų išbandymas Lean metodika: sutaupyti pinigai ir gyventojų laikas

Alma MOSTEIKAITĖ

Alytaus miesto savivaldybės administracijos darbuotojai jau antri metai mokosi dirbti pagal valdymo tobulinimo metodiką Lean, kuri iki 1980 metų buvo žinoma kaip „Toyotos“ gamybos sistema (TPS). Kaip pastebi šios metodikos taikymo specialistai, ji įdiegta daugumoje Lietuvoje veikiančių bankų, Valstybinėje mokesčių inspekcijoje, „Lietuvos energijoje“, didžiosiose šalies įmonėse. Tarp savivaldybių taikant Lean Alytus yra lyderis.

Sumanymas išbandyti Lean veiklos tobulinimo metodiką Dzūkijos sostinės savivaldybės administracijoje kilo iš verslo atėjusiam jos administracijos direktoriui Vytautui Jastremskui. Šiandien jau kalbama apie pasitelkus šią metodiką per metus sutaupytus kelis šimtus tūkstančių eurų vietinio biudžeto lėšų. Tai pavyko padaryti savivaldybės vadovų – skyrių vedėjų komandai pateikus pasiūlymų dėl savo veiklos tobulinimo, orientuojantis į savo darbu sukuriamą miestui ir miestiečiams apčiuopiamą vertę.

„Tuštiems darbams išgaudyti reikia specialių įgūdžių“

Alytaus miesto savivaldybės administracija veiklos tobulinimo metodikos Lean diegimui antri metai samdo Lean profesionalų asociacijos ekspertą, Vilniuje veikiančios mažosios bendrijos „Veiklos tobulinimo konsultacijos“ direktorių Gintarą Vyšniauską. Jo teigimu, šiandien Lean yra progresyviausia metodika pasaulyje ir Lietuvoje dėl veiklos tobulinimo verslo įmonėse ir viešajame sektoriuje: „Su jos nauda supažindinta didesnė pusė šalies savivaldybių, kai kurie jos bandymai vyko Vilniaus, Šiaulių, Panevėžio miestų savivaldybėse. Alytaus miesto savivaldybės administracija yra lyderė diegiant Lean.“

G.Vyšniauskas akcentavo, kad Lean orientuota į sukuriamą vertę klientui ir būdus, kaip tai padaryti geriau.

„Siekiant rezultato dažnai atliekama nemažai tuščių darbų, būtent tuštiems darbams išgaudyti reikia specialių įgūdžių. Ne viskas, ką darome, sukuria vertę, eliminavus nenaudingą darbą galima paspartinti ir supaprastinti kai kuriuos procesus. Lean mokymai tam ir skiriami“, – sakė miesto savivaldybės administracijos direktorius V.Jastremskas.

Abiejų pašnekovų pastebėjimu, ši valdymo mokymo metodika darbuotojams padeda įsisąmoninti, kad jų darbas yra svarbus, turi būti atliekamas vis efektyviau, be atskirų paliepimų ar raginimų.

Svarbiausia – gyventojų pasitenkinimas

Kaip tvirtino V.Jastremskas, savivaldybės administracijos vadovų – 22 skyrių vedėjų komanda dėl Lean mokymų jau suprato, kad jiems svarbiausia ne tik savo funkcijų vykdymas, bet jų veikla, orientuota į miestą, gyventojus ir jų poreikius, kur svarbiausia – gyventojų ir politikų pasitenkinimas savivaldybės administracijos veikla. Tad ką administracijai pavyko padaryti naujo per antrus metus trunkantį mokymų procesą?

Vienas iš pirmųjų projektų, inicijuotų pačių administracijos darbuotojų, – ką galima padaryti, kad mieste būtų daugiau tvarkos. Patobulinus Socialinės paramos skyriaus veiklą dešimt kartų daugiau socialinės paramos gavėjų atlieka miestui naudingus darbus.

Antras projektas susijęs su paprasčiau teikiamomis paslaugomis gyventojams. Pasak miesto savivaldybės administracijos direktoriaus, besikreipiantiems dėl Socialinės paramos skyriaus darbuotojų paslaugų, pavyzdžiui, socialinės paramos, užtenka pateikti prašymą, reikiamus dokumentus susirenka pats skyrius. Taip atsisakyta per 30 proc. pakartotinių interesantų vizitų.

„Tobulinant buhalterinę apskaitą paties administracijos Buhalterinės apskaitos skyriaus iniciatyva jo vadovų pasiūlymu atsisakyta vieno etato. Pasirodo, su mažesniais resursais galima pasiekti tokių pat rezultatų. Miesto ūkio skyrius pasiūlė, kaip, pavyzdžiui, mieste esančius krūmus iškirsti už dyką, – verslo įmonėms juos atiduoti biokurui. Anksčiau už tai mokėti nemaži pinigai“, – Lean mokymų ir darbuotojų įsitraukimo į juos rezultatus vardijo V.Jastremskas.

„Veiklos tobulinimo konsultacijų“ direktorius G.Vyšniauskas kaip vieną pagrindinių Lean principų ir išskyrė pokyčius, inicijuojamus pačių padalinių vadovų bei darbuotojų.

Sulaukta daugiau kaip 150 pasiūlymų

Mokymų metu miesto savivaldybės administracijos vadovai iš skyrių vedėjų jau yra sulaukę daugiau nei 150 pasiūlymų dėl veiklos tobulinimo. Anot G.Vyšniausko, tai rodo mokymų rezultatą: „Nuolatinio veiklos tobulinimo sistema tarsi užkurta, dabar darbą tęsia padalinių vadovai.“

Mokymų metu miesto savivaldybės administracijos vedėjų kabinetuose ant sienų atsirado lentos, kuriose žymima, ką darbuotojai turi padaryti kasdien, padalinys – per savaitę, o kartą per mėnesį už atliktus darbus atsiskaitoma savivaldybės administracijos vadovams.

„Svarbu, kad skyrių vedėjai matytų ne tik savo padalinių veiklą, bet ir visos administracijos vaizdą. Taip pat jaustų reiklumą savo kolegoms. Ne kartą akcentuota, kad ne su struktūros pertvarkomis pasikeis administracija, o per darbo kokybę ir požiūrį į darbą“, – pabrėžė V. Jastremskas.

Į klausimą, kaip administracijos darbuotojai reaguoja į Lean mokymus, jos direktorius atsakė: „Pradžioje reikėjo suprasti, paskui patikėti, o dabar jau siekiame rezultatų.“

V.Jastremskas sakė, kad per metus šių mokymų savivaldybės skyrių vedėjų ir darbuotojų iniciatyvų dėka jau sutaupyta iki 200 tūkst. eurų.

Kiek kainuoja Lean mokymai?

Praėjusiais metais mažajai bendrijai „Veiklos tobulinimo konsultacijos“ už Lean mokymus iš miesto biudžeto sumokėta 10 tūkst. eurų be PVM, šįmet skirta 12 tūkst. eurų be PVM. Viena lenta darbams žymėti atsiėjo 120 eurų, visiems 22 skyrių vedėjams – 2 tūkst. 640 eurų.

„Viena Lean mokymų diena darbuotojui kainuoja apie 40 eurų, tai tikrai nėra didelė suma. Mokymai pastaruoju metu ypač pabrangę, kai kurie vienos dienos jau kainuoja ir 100 eurų. Daug kas mato tik mokymui panaudotus pinigus, bet mažai kas gilinasi į mokymų kokybę ir pasiektus rezultatus“, – tvirtino administracijos direktorius.

Ar Lean mokymai Alytaus miesto savivaldybės administracijos darbuotojams vyks ir ateinančiais metais, priklausys nuo miesto tarybos tam skiriamų pinigų

Šios mokymo metodikos specialistų pastebėjimu, akivaizdžiausi rezultatai pajuntami trečiaisiais Lean diegimo metais.

Alytaus Naujienos,  2017-06-03, straipsnio nr. 12962

Straipsnį galite perskaityti portale alytausnaujienos.lt