Lietuvai – šansas pirmauti taikant LEAN valdžios įstaigose

Juozas Mikulis, Deloitte Valdymo konsultacijų skyriaus vadovas

Šaltinis: lrytas.lt 2016-09-19 12:07

Nuolat aštrėjanti konkurencija privačiame sektoriuje skatina įmones aktyviai ieškoti būdų, kaip didinti veiklos efektyvumą, siekiant išlikti konkurencingomis.

Viešajame sektoriuje tiesioginė motyvacija didinti efektyvumą dažnai priklauso nuo atskirų lyderių iniciatyvos, nors visų lygių strateginiuose šalies dokumentuose akcentuojamas poreikis gerinti viešąjį administravimą, jo kokybę ir resursų panaudojimo efektyvumą.

Šalia teisingų priemonių, tokių kaip struktūrinės pertvarkos, atskirų institucijų apjungimas, perėjimas į elektroninę erdvę, kiti technologiniai pokyčiai, vis daugiau viešojo sektoriaus organizacijų atkreipia dėmesį į vadybines priemones, skirtas veiklos kokybei ir efektyvumui padidinti.

Tai reiškia veiklos būdų ir metodų pokyčius. Pastarieji sprendimai įprastai nereikalauja tokių didelių investicijų kaip IT sprendimai, tačiau yra labiau susiję su kultūriniais pokyčiais organizacijoje ir dėl to yra ne mažiau sudėtingi įgyvendinti. Kokybės vadybos sistemų (LST EN ISO 9001 standarto) įgyvendinimas, LEAN iniciatyvos – jau turime daug gražių pavyzdžių, kai viešojo sektoriaus organizacijos savo veikloje pritaiko pažangiausius vadybinius metodus.

Vadybos praktikos valdžioje

Permainas valstybiniame sektoriuje lėmė ir ES Struktūrinių fondų suteiktos galimybės: daug viešojo sektoriaus institucijų įgyvendino teigiamus pokyčius, tobulinant valdymo sistemas. LEAN metodus ėmė taikyti tokios įstaigos kaip VMI, SODRA, Valstybės kontrolė ir kitos.

Daug viešojo sektoriaus organizacijų taip pat įdiegė ir sertifikavo LST EN ISO 9001 kokybės vadybos sistemas, taikė Bendrojo vertinimo modelio sprendimus. Pasaulinio konkurencingumo tyrimo (IMD) rezultatai rodo, kad Lietuvos valdžios efektyvumas vertinamas netgi aukščiau, nei verslo efektyvumas (2016 metais esame 30 vietoje pagal bendrą šalies konkurencingumo vertinimą, pagal verslo efektyvumą – 28, tuo tarpu pagal valdžios efektyvumą – 24).

Visgi, šalies viešajame sektoriuje šiuo metu dirba apie 380 000 darbuotojų, t. y. apie 30% visų Lietuvoje samdomų darbuotojų. Dažnoje viešojo sektoriaus organizacijoje matomi akivaizdūs neoptimalių procesų pavyzdžiai ir efektyvumo didinimo rezervai.

LEAN – perspektyva viešajam sektoriui

Pasaulyje populiarus LEAN metodas, taikomas efektyvumo didinimui, pirmiausiai buvo sėkmingai pritaikytas gamybos sektoriuje. Vėliau šis metodas paplito paslaugų ir administracinių procesų įmonėse (pvz. bankuose) ir, galiausiai, buvo imtas taikyti viešajame sektoriuje kur ši sistema buvo įvardinta „LEAN valdžia“ („LEAN Government“).

Pirmaujančios šalys šioje srityje yra Jungtinė Karalystė (JK) ir Jungtinės Amerikos valstijos (JAV). JK Nepriklausomo investicijų programos konsultacijų grupės (Independent Investment Programme Advisory Group) atliktas vertinimas fiksavo oficialią išvadą ir poziciją, kad LEAN metodas veikia ir duoda teigiamus rezultatus: patvirtintas 20 proc. sutaupymas įgyvendintame projekte Londono metro.

Galima spekuliatyviai teigti, kad LEAN gamyboje taikymas Lietuvoje atsiliko apie 20 metų nuo pažangiausių šioje srityje šalių, paslaugų įmonėse galbūt apie 10 metų. Tuo tarpu LEAN „diegimo“ valdžios sektoriuje srityje turime galimybių būti tarp lyderiaujančių šalių.

Viešojo sektoriaus specifika

Klientas ir klientui kuriama vertė. Neabejotinai, LEAN taikymas viešajame sektoriuje turi savo specifiką. Vienas iš svarbiausių LEAN principų teigia, kad reikia aiškiai įsivardinti, kas yra jūsų klientas ir kas yra klientui kuriama vertė. Kitais žodžiais – už ką klientas yra pasirengęs „mokėti“. Tokiu požiūriu, pvz. gamyboje, laikas, praleidžiamas įrenginių derinimui, yra laukimo laikas, už kurį klientas „nemoka“.

Klientas „nemoka“ ir už gamybos klaidas, nereikalingą judėjimą ir netgi kokybės kontrolės veiksmus. Didžioji dalis tokių veiksmų gali ir turi būti eliminuojami, darant procesą greitesniu ir efektyvesniu. Teigiama, kad esant 30 proc. pridėtinę vertę kuriančių veiksmų daliai visame procese (kitas 70% nekuria), procesas yra laikomas labai efektyviu. Tuo tarpu įmonėje, nors ir gana sėkmingoje, bet tik pradedančioje efektyvinti procesus, šis rodiklis gali būti tik 5 proc.

Visgi, viešajame sektoriuje kliento ir jam kuriamos vertės apibrėžimas gali būti sudėtingesnis nei privačiame sektoriuje. Kas yra VMI klientas? Kas yra Policijos, Prokuratūros ar Kalėjimų departamento klientas? Kas yra vertė šiems klientams?

Apsibrėžus, kad pagrindinis šių įstaigų klientas yra visuomenė, galima nustatyti, kokios vertės visuomenė tikisi iš organizacijos ir pagal tai spręsti, ar konkretūs atliekami veiksmai kuria pridėtinę vertę (pvz. teisingai apskaičiuoti ir efektyviai surenkami į biudžetą mokesčiai), ar yra eliminuotini.

Vienoje organizacijoje buvo renkama ir analizuojama informacija apie tai, kur ir kiek laiko praleidžia kliento pateiktas prašymas, kurį įstaiga turi patikrinti ir pateikti atsakymą. Nustatyta, kad iš 50 dienų nuo pateikimo iki atsakymo, realus darbas su dokumentu (kai buvo kuriama vertė klientui) truko grubiai tik 3 dienas. Visą likusį laiką dokumentas praleido laukdamas dėmesio vienoje ar kitoje lentynoje pas atskirus specialistus. Šis pavyzdys indikuoja potencialius sutaupymus slypinčius viešojo sektoriaus organizacijose.

Teisinis reglamentavimas ir apribojimai. Viešasis sektorius yra reikšmingai reglamentuotas, įvairiose teisės aktuose įtvirtinant reikalavimus atskiriems procesams, trukmei, formai ir kt. Tai neretai tampa apribojimu, kai negalima greitai įgyvendinti pokyčio, nekeičiant įstatyminės bazės (tai užtrunka ilgai). Visgi, išlieka daug vidinių, organizacijos tiesiogiai įtakojamų sričių, kur pokyčiai yra galimi be reikšmingų aukštesnio lygmens teisės aktų pakeitimų.

Vadovų motyvacija. Privačiame sektoriuje pagrindinė motyvacija yra spaudimas iš konkurentų ir savininkų pusės. Viešajame sektoriuje dažnai lemiančiu faktoriumi tampa organizacijos lyderių (vadovo) ryžtas, įsitraukimas, tikėjimas ir tęstinis palaikymas iniciatyvai.

Valstybinis poreikio didinti efektyvumą suvokimas, kartu su viešojo sektoriaus institucijų lyderių branda, gerais praktiniais pavyzdžiais bei ES Struktūrinių fondų finansavimu suteikiamomis galimybėmis (2014-2020 programavimo periodas, tikriausiai paskutinė galimybė pasinaudoti ES SF lėšomis šiems tikslams) suteikia optimizmo, kad artimiausiu metu vis daugiau viešojo sektoriaus organizacijų atkreips dėmesį į vadybą, kaip priemonę didinti veiklos efektyvumą. Viso to efektas yra nauda valstybei ir visuomenei, nuo LEAN gamyboje ir LEAN paslaugose pereinant prie LEAN valdžios bei, ilgainiui, LEAN Lietuvos, konkurencingos Lietuvos.

Straipsnį galite perskaityti portale lrytas.lt